Хто з ФОП зобов’язаний вести товарний облік та зберігати первинні документи?
🔹 Первинні документи для ФОП: що потрібно знати у 2025 році
Ведення обліку товарів — обов’язок не всіх ФОПів, але для певних категорій це критично важливо. Невиконання вимог щодо товарного обліку та зберігання первинних документів може мати серйозні наслідки під час перевірок. Тож розберімось детально, хто має вести облік, які документи потрібні, і що робити у форс-мажорних обставинах.
🔹 Коли ФОП зобов’язаний вести товарний облік?
Облік товарів із підтвердженням їх походження первинними документами є обов’язковим, якщо ФОП:
✅ ФОП перебуває на загальній системі оподаткування;
✅ Є платником ПДВ;
✅ ФОП, продає специфічні категорії товарів::
💻 Технічно складні побутові товари (наприклад, телефони, побутова техніка);
Порядок визначає правила ведення обліку товарних запасів та поширюється на фізичних осіб – підприємців, у тому числі платників єдиного податку (далі – ФОП), які відповідно до Закону зобов’язані вести облік товарних запасів та здійснювати продаж лише тих товарів, що відображені в такому обліку, та осіб, які фактично здійснюють продаж товарів (надання послуг) та/або розрахункові операції в місці продажу (господарському об’єкті) такого ФОП.
🔹 Навіщо ФОП вести облік, навіть якщо він не зобов’язаний?
Навіть якщо ФОП спрощенець без ПДВ і не продаєте «особливі» товари, рекомендується зберігати документи на закупівлю товарів. Це може захистити вас у разі перевірки!
📌 Навіщо зберігати первинні документи ФОП? Згідно Податкового Кодексу України, ФОП на єдиному податку зобов’язаний отримувати дохід тільки згідно своїх кодів КВЄД. Підтверджуючими документами є саме первинні документи, які підтверджують фінансові операції. Також потрібно мати документи, які доводять, що ви придбали самі ці товари і послуги, коли виникають спірні питання з податковою, ці документи будуть Вам в нагоді. Які саме питання виникають у податкової при перевірці, можна написати цілу статтю, або це тема для консультації яку ви можете замовити.
🔹Які первинні документи потрібні для обліку товарів?
У Порядку терміни вживаються в таких значеннях:
- документи, які підтверджують облік та походження товарів – Форма ведення обліку товарних запасів, визначена додатком до цього Порядку (далі – Форма обліку), та первинні документи;
- первинні документи – опис залишку товарів на початок обліку, накладні, транспортні документи, митні декларації, акти закупки, фіскальні чеки, товарні чеки, інші документи, що містять реквізити, які дозволяють ідентифікувати постачальника та отримувача товару (найменування суб'єкта господарювання, реєстраційний номер облікової картки платника податків (далі – РНОКПП) або код згідно з ЄДРПОУ суб'єкта господарювання, серія та номер паспорта / номер ID картки для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття РНОКПП та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відповідну відмітку в паспорті), дату проведення операції, найменування, кількість та вартість товару.
Опис залишку товарів на початок обліку складається в довільній формі та має містити інформацію про: найменування товарів, наявних у такої ФОП на дату набуття ним обов'язку щодо ведення обліку товарних запасів, кількості таких товарів (із зазначенням одиниці виміру) та їх вартості, самостійно визначеної ФОП.
ФОП, який веде облік товарів, повинен мати наступні документи:
📌 Документи, що підтверджують походження товару:
✅ Банківські виписки;
✅ Видаткові та товарні накладні;
✅ Акти приймання-передачі наданих послуг;
✅ Митні декларації (інвойси);
✅ Фіскальні або товарні чеки.
❗️ Важливо. Обов’язкове зберігання банківської виписки для ФОП! Але дотримуйтесь чітких умов: у виписці має бути чітко прописані всі обов’язкові реквізити, та вірно вказано призначення платежу. Тому, виставляючи рахунок для свого замовника, контролюйте вірне зазначення призначення платежу. Пам’ятайте, що ви маєте мати коди КВЄДи для отримання доходу. Саме по назвам кодів (ідеально) має бути призначення.
📌 Опис залишків на початок обліку — складається у довільній формі, але має містити:
✅ Назву товару;
✅ Кількість (з одиницями виміру);
✅ Вартість (визначену ФОПом).
📌 Реквізити:
✅ Назва постачальника/отримувача, код ЄДРПОУ або ІПН, паспортні дані (за потреби);
✅ Дата операції;
✅ Найменування, кількість і вартість товару.
📍 Якщо товар знищено, втрачено або використано для власних потреб, вказується тільки ціна придбання, без реквізитів постачальника.
У первинних документах, що засвідчують знищення, втрату або використання товарів на власні потреби, зазначається вартість товару за ціною придбання, підтвердженою обліком товарів, визначеним цим Порядком, та не зазначаються реквізити постачальника і отримувача товару;
- місце продажу (господарський об'єкт) – стаціонарний або будь-який пересувний об'єкт, у тому числі транспортний засіб, частина пересувного чи стаціонарного об'єкта, у тому числі транспортного засобу, де здійснюються розрахункові операції під час продажу товарів (надання послуг);
- місце зберігання – стаціонарний або будь-який пересувний об'єкт, у тому числі транспортний засіб, частина пересувного чи стаціонарного об'єкта, у тому числі транспортного засобу, земельна ділянка, де зберігаються товарні запаси, що належать ФОП;
- товарні запаси – сукупність товарів, що утримуються ФОП для подальшого продажу (надання послуг).
🗂 Документи зберігаються в місці продажу до моменту повного вибуття товару в хронологічному порядку.
💻 Якщо облік ведеться в електронній формі — дані потрібно надати у форматі, зручному для перегляду або копіювання.
🔹 Що робити, якщо первинні документи втрачені?
ФОП, який втратив документи, може уникнути відповідальності, якщо веде діяльність у зоні бойових дій або на тимчасово окупованій території (пп. 69.28 п. 69 підрозд. 10 розд. XX ПКУ).
📌 Необхідно:
✅ Подати повідомлення в довільній формі до податкової (через Е-кабінет або особисто);
✅ Вказати обставини втрати, періоди та перелік документів (якщо можливо).
⚠️ Усі інші випадки втрати документів не звільняють від відповідальності!
🔹 Як правильно оформити повернення товару?
📅 У разі повернення товару в межах 14 днів або скасування розрахунку через РРО/ПРРО, якщо сума перевищує 100 грн, потрібно скласти акт видачі коштів. В акті зазначаються:
✅ Дані покупця;
✅ Інформація про товар/послугу;
✅ Сума повернення;
✅ Реквізити документа, що підтверджує покупку.
📌 Такі акти зберігаються мінімум 3 роки та пред’являються під час перевірок.
Залишити відповідь